Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Einführung, Integration und der Betrieb eines produktiv einsetzbaren, marktverfügbaren elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems (kurz "E-Akte") für BAföG-Ämter bei den Studierendenwerken bzw. Hochschulen als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS). Eine vollständige Neuentwicklung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Die E-Akte muss eine einheitliche, medienbrucharme und nachvollziehbare elektronische Aktenführung für die Bearbeitung von Förderverfahren nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) ermöglichen. Führendes Fachverfahren für die BAföG-Sachbearbeitung bleibt Bafög21. Die E-Akte ergänzt dieses um die elektronische Akten- und Dokumentenführung. Eine funktionale Nachbildung der fachlichen BAföG-Bearbeitung ist nicht Gegenstand der Beschaffung. Für die Übernahme der Dokumente und der darin hinterlegten XML-Daten aus Bafög21 ist die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle zu nutzen. 1. Leistungen Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen insbesondere: - Bereitstellung der E-Akte als SaaS-Lösung einschließlich der hierfür erforderlichen technischen Infrastruktur - Anbindung des Fachverfahrens Bafög21 über die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-Schnittstelle - Benötigte Konzeptionsarbeiten, z.B. für Aktenbezeichnung und -struktur - Einrichtung der Rollen- und Berechtigungsstruktur - Einführungsleistungen einschließlich Pilotierung, Schulung, Rolloutunterstützung sowie Test - Voraussichtlich Migration von bereits in digitaler Form vorliegenden Datenbeständen einzelner Studierendenwerke, die bereits ein eAkte-System nutzen - Umsetzung der erforderlichen Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich Sozialdaten - Betrieb, Wartung und Pflege, Updates, Releases und Sicherheitsupdates, Datensicherung und Wiederherstellung, Monitoring sowie Support- und Serviceleistungen im Rahmen des SaaS-Betriebs - Exit-Unterstützung bei Beendigung der Leistung 2. Funktionsanforderungen Die E-Akte muss voraussichtlich insbesondere folgende Funktionen unterstützen: Elektronische Aktenführung: strukturierte elektronische Akten entsprechend der Struktur Akte - Vorgang - Dokument, mit der Möglichkeit der Erstellung weiterer Zwischen- und Unterebenen; konfigurierbare Aktenzeichen- und Ordnungsstruktur; Dokumentenverwaltung mit integriertem Viewer, Versionierung sowie Schutz abgeschlossener Dokumente gegen unberechtigte Änderung oder Löschung. Dokumenteneingang: automatisierte Übernahme und Zuordnung der aus Bafög21 bereitgestellten Dokumente und Metadaten sowie die Möglichkeit für kontrollierte manuelle Nachbearbeitung und Zuordnung für nicht zuordbare Dokumente; Erzeugung bzw. Übernahme von PDF und PDF/A; revisionssichere Übernahme von E-Mails und deren Dateianlagen. Dokumentenausgang: nachvollziehbare Dokumentation des E-Mail-Versands mit Zuordnung zum jeweiligen Vorgang bzw. zur Akte, soweit der Versand unmittelbar aus dem Dokument heraus erfolgt und die versendete E-Mail automatisch abgelegt wird; kontrollierter Export einzelner Dokumente, Vorgänge oder Teilakten, insbesondere für Zwecke der Akteneinsicht. Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen: Zuordnung von Aufgaben zu Benutzern oder Organisationseinheiten mit verbindlichen Fälligkeits- und Wiedervorlageterminen sowie Fristenüberwachung. Elektronische Vorgangsbearbeitung: Weiterleitung von Vorgängen und Dokumenten zwischen berechtigten Beschäftigten sowie standardisierte Freigabeprozesse und Beteiligungen auf Basis konfigurierbarer Standardfunktionalitäten des angebotenen Systems. Die fachliche BAföG-Bearbeitung verbleibt im führenden Fachverfahren Bafög21. Recherche: performante Recherche über einzelne und kombinierte Metadaten, im Dokumenteninhalt (Volltextsuche) sowie kombiniert über Metadaten und Volltext, beschränkt auf Objekte innerhalb des jeweiligen Berechtigungsumfangs. Rollen, Berechtigungen und Datentrennung: differenziertes, rollenbasiertes Berechtigungssystem; strikte logische Trennung der Daten der abrufenden Parteien sowie der beteiligten Studierendenwerke bzw. Hochschulen; die E-Akte muss zugleich die Möglichkeit bieten, dass länderunabhängig alle Organisationseinheiten, die den Beschaffungsgegenstand nutzen, über einzeln vergebene Berechtigungen auf Fälle anderer Organisationseinheiten zugreifen können; zentrale Administration der Zugriffsrechte mit der Möglichkeit, administrative Teilaufgaben an dezentrale Fachadministratoren zu delegieren. Protokollierung und Nachvollziehbarkeit: revisionssichere und datenschutzkonforme Protokollierung relevanter Benutzer- und Systemaktionen, beschränkt auf den für Nachweis-, Sicherheits- und Betriebszwecke erforderlichen Umfang. Aufbewahrung, Löschung und Aussonderung: regelbasierte Aufbewahrungsfristen sowie kontrollierter, mehrstufiger Lösch- bzw. Aussonderungsprozess; Bereitstellung der Dokumente und Metadaten in plattformunabhängigen Standardformaten über eine flexible, exportfähige Schnittstellenarchitektur. Nutzerfreundlichkeit: Die Anwendung muss vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung stehen, vollständig browserbasiert ausgeführt sein und eine intuitive, ergonomische sowie barrierefreie Bedienung gemäß den gesetzlichen Vorgaben (insbesondere BITV 2.0 / EN 301 549) ermöglichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.