Rahmenvertrag für Baumpflegerische Maßnahmen an Bäumen für die Landeshauptstadt Potsdam in 7 Losen

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(1) Allgemeines Zuschlagskriterium Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf Basis des besten Preis-Leistungsverhältnisses (Brutto-Gesamtkosten) gemäß § 58 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 VgV. (2) Aufgrund der festgelegten Loslimitierung, nach der maximal zwei (2) Lose an einen einzelnen Bieter vergeben werden dürfen, erfolgt die Ermittlung des besten Preis-Leistungsverhältnisses nicht isoliert je Einzellos. Der Zuschlag wird stattdessen über alle sieben (7) Lose hinweg nach dem Prinzip der globalen Kostenminimierung erteilt. Dies stellt sicher, dass die Vergabe in ihrer Gesamtheit das wirtschaftlichste Ergebnis für den Auftraggeber erzielt und gleichzeitig alle vergaberechtlichen Vorgaben eingehalten werden. (3) Führt die isolierte Betrachtung der Einzellose dazu, dass ein Bieter in mehr als zwei (2) Losen das niedrigste Angebot einreicht, entsteht ein vergaberechtlicher Konflikt, da eine isolierte Zuschlagserteilung für alle diese Lose rechtlich ausgeschlossen ist. Das angewendete mathematische Modell löst diesen Konflikt nicht - wie sonst - durch eine vorher festgelegte Rangfolge der prioritär zu berücksichtigenden Lose, sondern über ein deterministisches Optimierungsverfahren: - Berechnungsumfang: Bei einer Anzahl von X Bietern und sieben (7) ausgeschriebenen Losen existieren mathematisch theoretisch X hoch 7 denkbare Verteilungsvarianten. - Filterung: Das Modell filtert in Millisekunden all jene Kombinationen heraus, die gegen die rechtliche Nebenbedingung verstoßen (d. h. Kombinationen, bei denen ein Bieter 3 oder mehr Lose erhalten würde). - Zielstellung: Aus den verbleibenden, rechtlich zulässigen Kombinationen filtert das mathematische Modell diejenige Kombination heraus, deren Brutto-Gesamtsumme über alle 7 Lose hinweg den absolut niedrigsten Wert aufweist. Um zu verhindern, dass der Algorithmus unvollständige Angebote (Bieter hat für ein Los kein Angebot abgegeben) oder rechtlich ausgeschlossene Angebote (§ 57 VgV) berücksichtigt, wurde eine systemische Sperre integriert: - Jedes nicht abgegebene oder ausgeschlossene Los wird intern mit einem fiktiven Strafpreis (Penalty Value) in Höhe von 99.999.999 EUR belegt. - Der Algorithmus enthält eine harte Ausschlussbedingung (If-Condition): Sobald eine Zuteilungskombination auch nur einen einzigen dieser Strafpreise enthält, wird diese Kombination sofort als "ungültig" markiert und aus der Wertung geworfen. - Damit ist mathematisch und rechtlich zu 100 % ausgeschlossen, dass ein Bieter den Zuschlag für ein Los erhält, das er nicht angeboten hat oder von dem er formell ausgeschlossen wurde. Das Modell arbeitet deterministisch. Das bedeutet: Bei identischen Preisen in der Eingabematrix wirft das Makro zu jedem Zeitpunkt exakt dasselbe Ergebnis aus. Der Quellcode des Makros ist dauerhaft in der Excel-Datei hinterlegt und Bestandteil dieser Vergabeakte. Jede Vergabekammer und jeder Prüfer kann das Ergebnis durch erneutes Betätigen der Schaltfläche in Echtzeit exakt reproduzieren. (4) Zweistufige Wertungsmatrix und Gleichstandsregelung (Tie-Breaker) Die finale Zuschlagserteilung wird über eine dreistufige Systematik gesteuert: Stufe 1: Ermittlung des globalen Minimums Das System ermittelt die kostenminimierte Zuschlagskombination (wie in 3 beschrieben). Das führt dazu, dass ein Bieter ein Einzellos, in dem er den niedrigsten Preis geboten hat, unter Umständen nicht erhält, wenn seine Zuweisung zu zwei anderen Losen in der Gesamtschau aller 7 Lose zu einer niedrigeren globalen Gesamtsumme führt. Stufe 2: Auflösung von mathematischen Gleichständen Führen zwei oder mehr unterschiedliche, rechtlich zulässige Zuschlagskombinationen zu exakt denselben minimalen Brutto-Gesamtkosten (Cent-Gleichstand), wird der Zuschlag derjenigen Kombination erteilt, die den größten relativen Preisabstand zum jeweils zweitplatzierten Bieter im Einzellos aufweist. Hierzu wird für jede gleichwertige Kombination die Summe der relativen Preisabstände der enthaltenen Lose zum jeweils zweitbesten Angebot berechnet. Der Zuschlag erfolgt auf die Kombination mit dem mathematisch größten Gesamtabstand, um den höchsten wirtschaftlichen Gesamteffekt je Einzellos zu sichern. Sollte auch hiernach ein absoluter Gleichstand verbleiben, wird die finale Zuschlagserteilung für die betroffenen Lose über ein transparentes und zu dokumentierendes Losverfahren (analog § 75 Abs. 6 VgV) im Beisein von mindestens zwei Vertretern der Vergabestelle (Vier-Augen-Prinzip) vollzogen. Durch diese Gesamtoptimierung im Interesse einer wirtschaftlichen Haushaltsführung kann es im Einzelfall dazu führen, dass bei einem bestimmten Los nicht der isoliert billigste Bieter dieses Loses den Zuschlag erhält, wenn dieser Bieter in der Gesamtbetrachtung aller 7 Lose an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden muss. Ein Anspruch des Bieters auf den Zuschlag für ein bestimmtes Einzellos allein aufgrund des niedrigsten Preises in diesem Los besteht daher nicht. Gibt ein Bieter für ein Los kein Angebot ab oder wird ein Angebot aus formalen oder fachlichen Gründen von der Wertung ausgeschlossen, wird dieses spezifische Los-Angebot im Optimierungsmodell rechnerisch mit einem fiktiven Höchstpreis belegt. Hierdurch wird eine Berücksichtigung bzw. Zuschlagserteilung für dieses Los im Rahmen der Gesamtminimierung mathematisch sicher ausgeschlossen.

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