Messdienstleistungen für Heiz- und Wasserkostenabrechnung einschließlich Messinfrastruktur für die WOGEWA

1. Ausschreibungsgegenstand und wesentliche Eckdaten 1.1 Ausschreibungsgegenstand Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Messdienstleistungen für den Gebäudebestand der WOGEWA Wohnungsbaugesellschaft Waren mbH. Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen insbesondere die Bereitstellung und Bewirtschaftung der Messinfrastruktur, den Austausch und die Montage der Messtechnik, die Funk-Fernüberwachung der installierten Geräte, die Durchführung der Heiz- und Wasserkostenabrechnung einschließlich der unterjährigen Verbrauchsinformation sowie den digitalen Datenaustausch mit dem ERP-System des Auftraggebers. Nach aktuellem Datenstand benötigen 3.406 Nutzer neue Messgeräte. Das beim Auftraggeber eingesetzte ERP-System ist „Dr. Klein Wowiport“. Dem Auftraggeber ist ein reibungsloser digitaler Datenaustausch mit diesem System wichtig, um eine möglichst vollständig integrierte Abrechnung zu ermöglichen. Das als Anlage 1 beigefügte Lasten- und Pflichtenheft enthält die näheren Anforderungen an die ausgeschriebenen Messdienstleistungen und dient den Bewerbern in der ersten Verfahrensstufe zur Information über Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen. Das Lasten- und Pflichtenheft ist in dieser Verfahrensstufe nicht auszufüllen oder mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die ebenfalls als Anlage 2 beigefügte Objektübersicht enthält die für die erste Verfahrensstufe erforderlichen Angaben zum Umfang und zur Struktur des ausgeschriebenen Bestandes. Die für die spätere Angebotsabgabe maßgeblichen Vergabe- und Vertragsunterlagen werden den zur zweiten Verfahrensstufe zugelassenen Bewerbern mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots zur Verfügung gestellt. Der AG hat die Firma ecoova GmbH, Grenzweg 8, 38104 Braunschweig, damit beauftragt das Vergabeverfahren vollumfänglich zu betreuen, bis zwischen dem AG und dem AN ein verbindlicher Rahmenvertrag (Messdienstleistungsvertrag) geschlossen ist. Zwischen dem Bestbieter und der Firma ecoova wird ergänzend eine Kooperationsvereinbarung geschlossen. Das Honorar für die Firma ecoova GmbH wird im Rahmen der Kooperationsvereinbarung vom Bestbieter gezahlt. 1.2 Losaufteilung Die ausgeschriebenen Leistungen sind in zwei Lose aufgeteilt. Die Zuordnung der einzelnen Objekte und Mengen zu Los 1 und Los 2 ergibt sich aus der als Anlage 2 beigefügten Objektübersicht. Bewerber können sich im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs auf Los 1, Los 2 oder auf beide Lose bewerben. Die zur zweiten Verfahrensstufe zugelassenen Bewerber können entsprechend ihrer Bewerbung ein Angebot für Los 1, Los 2 oder für beide Lose abgeben. Für jedes Los werden die angebotenen Geräte- und Dienstleistungspreise gesondert ermittelt und gewertet. Ein Bieter kann den Zuschlag auf Los 1, auf Los 2 oder auf beide Lose erhalten. Für die Preisangaben wird zwischen losbezogenen Preisen und Mischpreisen unterschieden: Losbezogene Preise sind die Preise, die gelten, wenn dem Bieter lediglich das betreffende Los zugeschlagen wird. Bieter, die ein Angebot für beide Lose abgeben, können zusätzlich Mischpreise anbieten. Mischpreise sind alternative Preise für die einzelnen Geräte- und Dienstleistungspositionen, die ausschließlich für den Fall gelten, dass demselben Bieter Los 1 und Los 2 gemeinsam zugeschlagen werden. Mit der Möglichkeit zur Angabe von Mischpreisen wird berücksichtigt, dass sich bei der gemeinsamen Durchführung beider Lose insbesondere durch organisatorische, technische oder wirtschaftliche Synergien Preisvorteile ergeben können. Ein Bieter kann diese Vorteile über entsprechend abweichende Mischpreise an den Auftraggeber weitergeben. Der Mischpreis ist kein Gesamtpreis für beide Lose und kein pauschaler Rabatt. Vielmehr kann für jede hierfür vorgesehene Preisposition neben dem losbezogenen Preis ein zusätzlicher Mischpreis angegeben werden. Gibt ein Bieter Mischpreise ab, wird die daraus resultierende Preisvariante bei der Zuschlagswertung zusätzlich zu den losbezogenen Angeboten berücksichtigt. Dabei gilt: • erhält der Bieter nur Los 1 oder nur Los 2, gelten ausschließlich seine losbezogenen Preise; • erhält derselbe Bieter Los 1 und Los 2 gemeinsam, können die von ihm angebotenen Mischpreise zur Anwendung kommen. Bei der Zuschlagsentscheidung werden sämtliche zulässigen Möglichkeiten der Vergabe von Los 1 und Los 2 miteinander verglichen. Den Zuschlag erhält diejenige Kombination von Angeboten, die nach Maßgabe der in Ziffer 8.2 beschriebenen Wertung zur insgesamt niedrigsten Wertungssumme für beide Lose führt. 1.3 Zeitlicher Ablauf und Vertragslaufzeit Der Beginn des ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses ist zum 01.01.2027 vorgesehen. Die mit der Umrüstung verbundenen Einzelverträge sollen zum 01.01.2028 beginnen und zum 31.12.2039 ohne verbleibende Restwerte enden. Die vorhandenen Restvertragswerte der in der Objektübersicht erfassten Objekte sollen nach den Vorgaben des Lasten- und Pflichtenheftes zum 31.12.2027 durch den zukünftigen Auftragnehmer übernommen werden. Die Umrüstung bzw. Erstmontage soll im Zeitraum zwischen Ende 2027 und Anfang 2028 erfolgen. Sämtliche vorgesehenen Montagearbeiten sollen spätestens bis zum 01.05.2028 abgeschlossen sein. Der zukünftige Auftragnehmer hat hierzu auf Grundlage der übermittelten Bestandsdaten ein termingerechtes Umrüstungskonzept zu erstellen und dieses mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Einzelheiten zur Umrüstung, zum Wechselmanagement sowie zu den Laufzeiten der Geräte- und Dienstleistungsverhältnisse ergeben sich aus dem als Anlage 1 beigefügten Lasten- und Pflichtenheft sowie der als Anlage 2 beigefügten Objektübersicht. 1.1 Ausschreibungsgegenstand Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Messdienstleistungen für den Gebäudebestand der WOGEWA Wohnungsbaugesellschaft Waren mbH. Die ausgeschriebenen Leistungen umfassen insbesondere die Bereitstellung und Bewirtschaftung der Messinfrastruktur, den Austausch und die Montage der Messtechnik, die Funk-Fernüberwachung der installierten Geräte, die Durchführung der Heiz- und Wasserkostenabrechnung einschließlich der unterjährigen Verbrauchsinformation sowie den digitalen Datenaustausch mit dem ERP-System des Auftraggebers. Nach aktuellem Datenstand benötigen 3.406 Nutzer neue Messgeräte. Das beim Auftraggeber eingesetzte ERP-System ist „Dr. Klein Wowiport“. Dem Auftraggeber ist ein reibungsloser digitaler Datenaustausch mit diesem System wichtig, um eine möglichst vollständig integrierte Abrechnung zu ermöglichen. Das als Anlage 1 beigefügte Lasten- und Pflichtenheft enthält die näheren Anforderungen an die ausgeschriebenen Messdienstleistungen und dient den Bewerbern in der ersten Verfahrensstufe zur Information über Art und Umfang der zu erbringenden Leistungen. Das Lasten- und Pflichtenheft ist in dieser Verfahrensstufe nicht auszufüllen oder mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die ebenfalls als Anlage 2 beigefügte Objektübersicht enthält die für die erste Verfahrensstufe erforderlichen Angaben zum Umfang und zur Struktur des ausgeschriebenen Bestandes. Die für die spätere Angebotsabgabe maßgeblichen Vergabe- und Vertragsunterlagen werden den zur zweiten Verfahrensstufe zugelassenen Bewerbern mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebots zur Verfügung gestellt. Der AG hat die Firma ecoova GmbH, Grenzweg 8, 38104 Braunschweig, damit beauftragt das Vergabeverfahren vollumfänglich zu betreuen, bis zwischen dem AG und dem AN ein verbindlicher Rahmenvertrag (Messdienstleistungsvertrag) geschlossen ist. Zwischen dem Bestbieter und der Firma ecoova wird ergänzend eine Kooperationsvereinbarung geschlossen. Das Honorar für die Firma ecoova GmbH wird im Rahmen der Kooperationsvereinbarung vom Bestbieter gezahlt. 1.2 Losaufteilung Die ausgeschriebenen Leistungen sind in zwei Lose aufgeteilt. Die Zuordnung der einzelnen Objekte und Mengen zu Los 1 und Los 2 ergibt sich aus der als Anlage 2 beigefügten Objektübersicht. Bewerber können sich im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs auf Los 1, Los 2 oder auf beide Lose bewerben. Die zur zweiten Verfahrensstufe zugelassenen Bewerber können entsprechend ihrer Bewerbung ein Angebot für Los 1, Los 2 oder für beide Lose abgeben. Für jedes Los werden die angebotenen Geräte- und Dienstleistungspreise gesondert ermittelt und gewertet. Ein Bieter kann den Zuschlag auf Los 1, auf Los 2 oder auf beide Lose erhalten. Für die Preisangaben wird zwischen losbezogenen Preisen und Mischpreisen unterschieden: Losbezogene Preise sind die Preise, die gelten, wenn dem Bieter lediglich das betreffende Los zugeschlagen wird. Bieter, die ein Angebot für beide Lose abgeben, können zusätzlich Mischpreise anbieten. Mischpreise sind alternative Preise für die einzelnen Geräte- und Dienstleistungspositionen, die ausschließlich für den Fall gelten, dass demselben Bieter Los 1 und Los 2 gemeinsam zugeschlagen werden. Mit der Möglichkeit zur Angabe von Mischpreisen wird berücksichtigt, dass sich bei der gemeinsamen Durchführung beider Lose insbesondere durch organisatorische, technische oder wirtschaftliche Synergien Preisvorteile ergeben können. Ein Bieter kann diese Vorteile über entsprechend abweichende Mischpreise an den Auftraggeber weitergeben. Der Mischpreis ist kein Gesamtpreis für beide Lose und kein pauschaler Rabatt. Vielmehr kann für jede hierfür vorgesehene Preisposition neben dem losbezogenen Preis ein zusätzlicher Mischpreis angegeben werden. Gibt ein Bieter Mischpreise ab, wird die daraus resultierende Preisvariante bei der Zuschlagswertung zusätzlich zu den losbezogenen Angeboten berücksichtigt. Dabei gilt: • erhält der Bieter nur Los 1 oder nur Los 2, gelten ausschließlich seine losbezogenen Preise; • erhält derselbe Bieter Los 1 und Los 2 gemeinsam, können die von ihm angebotenen Mischpreise zur Anwendung kommen. Bei der Zuschlagsentscheidung werden sämtliche zulässigen Möglichkeiten der Vergabe von Los 1 und Los 2 miteinander verglichen. Den Zuschlag erhält diejenige Kombination von Angeboten, die nach Maßgabe der in Ziffer 8.2 beschriebenen Wertung zur insgesamt niedrigsten Wertungssumme für beide Lose führt. 1.3 Zeitlicher Ablauf und Vertragslaufzeit Der Beginn des ausgeschriebenen Vertragsverhältnisses ist zum 01.01.2027 vorgesehen. Die mit der Umrüstung verbundenen Einzelverträge sollen zum 01.01.2028 beginnen und zum 31.12.2039 ohne verbleibende Restwerte enden. Die vorhandenen Restvertragswerte der in der Objektübersicht erfassten Objekte sollen nach den Vorgaben des Lasten- und Pflichtenheftes zum 31.12.2027 durch den zukünftigen Auftragnehmer übernommen werden. Die Umrüstung bzw. Erstmontage soll im Zeitraum zwischen Ende 2027 und Anfang 2028 erfolgen. Sämtliche vorgesehenen Montagearbeiten sollen spätestens bis zum 01.05.2028 abgeschlossen sein. Der zukünftige Auftragnehmer hat hierzu auf Grundlage der übermittelten Bestandsdaten ein termingerechtes Umrüstungskonzept zu erstellen und dieses mit dem Auftraggeber abzustimmen. Die Einzelheiten zur Umrüstung, zum Wechselmanagement sowie zu den Laufzeiten der Geräte- und Dienstleistungsverhältnisse ergeben sich aus dem als Anlage 1 beigefügten Lasten- und Pflichtenheft sowie der als Anlage 2 beigefügten Objektübersicht.