Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für den Forschungsverbund Berlin e.V.

Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten für den Forschungsverbund Berlin e.V. für den Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2030 in folgendem Umfang: Gegenstand der Beauftragung ist die Wahrnehmung der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten des Forschungsverbundes Berlin e. V. sowie die Erbringung ergänzender datenschutzrechtlicher Beratungsleistungen. Die Leistungen umfassen die laufende Wahrnehmung der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten nach Ziffer 4.2 der Leistungsbeschreibung und die Beratung zu den in Ziffer 4.3 der Leistungsbeschreibung beschriebenen Themenfeldern. Die Wahrnehmung der gesetzlichen Aufgaben und die vereinbarte Erreichbarkeit sind während der gesamten Vertragslaufzeit sicherzustellen. Die laufende Arbeitsplanung wird mit dem zentralen Datenschutzmanagement abgestimmt; die unabhängige Aufgabenwahrnehmung des Datenschutzbeauftragten bleibt unberührt. Die operative Steuerung der Datenschutzorganisation sowie die Umsetzung datenschutzrechtlicher Maßnahmen verbleiben beim Auftraggeber. Während der gesamten Vertragslaufzeit übernimmt der Auftragnehmer die Funktion des externen Datenschutzbeauftragten des Forschungsverbundes Berlin e. V. (FVB) und nimmt die gesetzlichen Aufgaben nach Maßgabe der Art. 37 bis 39 DSGVO wahr. Der Auftragnehmer arbeitet während der gesamten Vertragslaufzeit kontinuierlich mit dem zentralen Datenschutzmanagement des FVB zusammen. Zu Leistungsbeginn verschafft sich der Auftragnehmer anhand der vorhandenen Unterlagen und in Abstimmung mit dem zentralen Datenschutzmanagement einen Überblick über die Datenschutzorganisation, laufende Vorgänge und wesentliche Risiken. Er dokumentiert den festgestellten Handlungsbedarf und berücksichtigt diesen bei der ersten Arbeitsplanung. Ergänzend erstellt der Auftragnehmer einmal jährlich eine zusammenfassende Übersicht über die wesentlichen Beratungs- und Überwachungstätigkeiten, festgestellte übergreifende Risiken und empfohlenen Maßnahmen. Diese Übersicht kann in den Auditbericht integriert werden. Die risikoorientierte Auswahl berücksichtigt insbesondere Internetpräsenzen und Projektwebsites sowie die Kontrolle der vom Auftraggeber eingesetzten Auftragsverarbeiter. Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben die Zusammenarbeit mit der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde und steht dieser als Ansprechpartner in daten-schutzrechtlichen Angelegenheiten zur Verfügung. Darüber hinaus steht der Auftragnehmer im Rahmen seiner gesetzlichen Aufgaben auch als Ansprechpartner für betroffene Personen zur Verfügung und unterstützt den Auftraggeber bei der datenschutzrechtlichen Bewertung entsprechender Anfragen. Der Auftragnehmer führt einmal je Kalenderjahr ein Datenschutzaudit im FVB durch. Ziel des Audits ist die unabhängige Bewertung ausgewählter datenschutzrelevanter Prozesse sowie der Datenschutzorganisation des FVB im Hinblick auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen und die Wirksamkeit der getroffenen Datenschutzmaßnahmen. Die Prüfungsschwerpunkte, die einbezogenen Organisationseinheiten und der voraussichtliche Zeitaufwand werden jährlich risikoorientiert mit dem Auftraggeber abgestimmt. Die unabhängige Wahrnehmung der gesetzlichen Überwachungsaufgaben bleibt unberührt. Die Ergebnisse des Audits sind in einem schriftlichen Auditbericht zusammenzufassen und dem Auftraggeber zu übergeben. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Bedarf durch eine kurzfristige datenschutzrechtliche Ersteinschätzung gemeldeter Datenschutzvorfälle.