Aankoop, implementatie en onderhoud van een planningstool voor het beheren van beschikbaarheden en het plannen van gesprekken

VDAB wenst een planningstool VDAB die bemiddelaars, klanten en partners ondersteunt. De planningstool biedt minstens ondersteuning voor: ● Beheer van beschikbaarheden (allocaties), zodat capaciteit op een flexibele en efficiënte manier kan worden gepland en ingezet. ● Correcte en actuele informatie over de boekingsopties, rekening houdend met onder meer de allocaties, sluitingsdagen, bestaande agenda-items, boekingsregels, … ● Eenvoudig en efficiënt inplannen van gesprekken (boekingen), zowel door interne VDAB-medewerkers als door klanten en partners, afhankelijk van de betrokken dienstverlening. ● Beheer en opvolging van geplande gesprekken (boekingen), inclusief wijzigingen en annuleringen. ● Integratie met agenda’s en andere relevante VDAB-systemen, zodat informatie niet onnodig dubbel moet worden beheerd. ● Rapportering over allocaties, boekingsopties, boekingen en wachtlijsten, zowel ter ondersteuning van de operationele werking als voor opvolging en sturing door management. Doel is om 2000+ dagelijkse gebruikers van de planningstool zo duurzaam mogelijk te ondersteunen door een nieuwe performante planningstool te integreren, om de jaarlijks 280.000+ interne en externe toeleidingen met een gesprek zo efficiënt mogelijk te kunnen inplannen. Voor een meer uitgebreide omschrijving van het voorwerp van de opdracht, wordt verwezen naar bijlage D (Beschrijving van de opdracht) bij deze selectieleidraad.