HR szoftver-szolgáltatás beszerzése

A KAPOS HOLDING Közszolgáltató Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársaság és további 5, a társaság érdekkörébe tartozó gazdasági társaság részére felhő alapú, internetkapcsolatot igénylő, rendszeres előfizetési díjas szoftver-szolgáltatás beszerzése. A keresett rendszer összesen 900 fő teljeskörű HR, bér, - társadalombiztosítás és juttatáskezelési folyamatainak informatikai támogatását fogja végezni. A beszerzési folyamat része a jelenleg használt rendszerből - a közbeszerzési eljárás eredményeképpen – a kiválasztott rendszerbe történő teljes adatállomány-migráció, valamint az ehhez kapcsolódó rendszerintegrációs és fejlesztési feladatok. 1. Az ajánlattevővel és a rendszerrel szembeni alapfeltételek: • A jelenleg használt szoftverből teljeskörű adatmigráció, múltbeli adatok átemelése olyan módon, hogy az előzményadatokban a korábbi strukturális bontásnak megfelelően lehessen keresni. Maradjon meg a korábbi tagvállalati és divízionális tagolódás. • Az adatmigráció megszervezése, végrehajtása az ajánlatadó feladata oly módon, hogy az adatok biztonságos átadásáért garanciát vállal. • Input és Output kapcsolat legyen kialakítható cégcsoport saját fejlesztésű vállalatirányítási rendszerével. • A cégcsoportos működés eredményeképpen egyazon bérszámfejtői felületen belül hibrid társadalombiztosítási struktúrában (kifizetőhelyek és nem kifizetőhelyek) való működés biztosítása. • Szervezeti változások, szervezeti integráció kezelése A jelenleg 6 tagú cégcsoport 4 tagja várhatóan 2 éven belül jogutódlással összeolvad, ennek informatikai támogatása a kiválasztott bér és HR szoftver feladata. • Az ajánlatot kizárólag felhő alapú rendszerre várjuk. A rendszer központi része a szolgáltató által biztosított és üzemeltetett felhő alapú rendszer, mely böngészőből elérhető felhőalapú alkalmazás vagy szoftver, amelyet webes felületen keresztül érünk el. • Az adatok hazai infrastruktúrában kerüljenek tárolásra. • Az ajánlattevő rendszere rendelkezzen naprakész magyar jogszabálykövetéssel minden funkció tekintetében. • A NIS2 kibervédelmi irányelv követelményeinek való megfelelés elengedhetetlen. • Az ajánlattevő rendelkezzen teljes körű felelősségbiztosítással, amely kiterjed az adatvédelemmel és a kiberbiztonsággal kapcsolatos eseményekre is. 2. Az ajánlattevővel, illetve a rendszerrel szemben állított követelmények 2.1 Felhő alapú szolgáltatás követelményei • Az ajánlattevő szolgáltatása során alkalmazzon rendszeres programfrissítéseket, futtasson frissítési szkripteket, csomagokat. • Legyen biztosított az alkalmazás-felügyelet és a naplózás. • A szolgáltató végezzen megelőző karbantartást, biztosítsa a mindenkori jogszabályoknak megfelelő programverziókat és folyamatosan korszerűsítse a használt rendszert. • A szolgáltató szerverén alkalmazzon vírusvédelmi megoldásokat. • Az ajánlott szoftver felhasználásához kapcsolódó ügyféltámogatás biztosított legyen. Ügyféltámogatás alatt a rendszer működésével, kezelésével, használatával, üzemeltetésével kapcsolatos tájékoztatás nyújtását, hiba bejelentések fogadását és kezelését értjük. • Az ügyféltámogatás elvárt rendelkezési ideje: munkanapon, hétfőtől-csütörtökig 8.00-16.00, pénteken 8.00-14.00 óráig. Mindemellett elvárt a telefonos támogatás biztosítása is. A telefonos támogatás a rendelkezésre állási időben legyen elérhető, elsődleges célja a rendszer működésével, kezelésével, használatával, üzemeltetésével kapcsolatos tájékozódási kérdések azonnali megválaszolása. • Az esetleges hibás működés, incidensek bejelentésére e-mailes támogatás biztosítását is kérjük. • Elvárt támogatás a tájékoztató levél kiküldése a szoftver verzióváltások betöltésekor. 2.2 Megjelenítés, felhasználói felület • A rendszer rendelkezzen teljeskörű egységes magyar nyelvű felhasználói felülettel, ez az elvárás a menürendszerre, funkciókkal kapcsolatos vezérlőelemekre, és a rendszer által megjelenített üzenetekre, és egyéb adatokra egyaránt érvényes. • A rendszer kezelje helyesen a magyar ékezetes betűket mind bevitel, mind megjelenítés, mind pedig betűrend szerinti rendezés tekintetében. • A menürendszer felépítése a munkakörökhöz (jogosultsági szerepekhez) igazodjon. • A rendszer biztosítsa a különböző felhasználói csoportok számára a jogosultságaikból fakadó, eltérő adattartalmú felületeken keresztül történő adatmegjelenítést. • A felhasználói hibaüzeneteknek magyar nyelvűnek kell lennie. A felhasználó tevékenységével kapcsolatos hiba (pl. kötelező mező kitöltetlensége miatti adatrögzítési hiba) esetében a rendszernek jelölnie kell, hogy a felhasználó milyen hibát követett el, és azt hogyan lehet korrigálni (pl. mely mező formátuma hibás, mi a helyes formátum). A felhasználói hibaüzenetet úgy kell megfogalmazni, hogy abból az általános felhasználó megértse a hiba elkerülésének, kezelésének módját. • Egy rendszeren belül legyen képes minden funkciót ellátni. • Csökkentse a napi adminisztrációt, automatizált és digitalizált folyamatokkal. • Rendelkezzen felhasználóbarát webes felületekkel és mobil applikációval. • Biztosítsa az egyedileg szabályozható jogosultság kezelést. • A rendszer integrálható legyen a vállalatirányítási rendszerhez. • Egyedi igények megvalósíthatóságának lehetősége. • Legyen lehetőség SSO-n alapuló munkavállalói egyedi azonosításra, illetve belső munkavállalói jelszó használatára. • A szoftver feleljen meg a GDPR előírásoknak. 3. Rendszerrel szemben támasztott funkcionális elvárások (karakter korlátozás miatt folytatás a II.2.14. pontban)